Prestitempo è la divisione per il credito alle famiglie del gruppo Deutsche Bank e uno dei principali operatori sul mercato italiano dei finanziamenti e dei prestiti personali.

Prestitempo offre una gamma prodotti che va dai prestiti personali ai mutui, dai finanziamenti alla cessione del quinto. Opera in Italia con più di 90 sportelli e ha più di 16.000 punti vendita convenzionati.

Per rendere efficiente il processo di erogazione dei prestiti e avere una struttura di costi prevalentemente variabile rispetto ai volumi di pratiche gestite, Prestitempo ha affidato nel 2001 a Microdata i servizi di gestione documentale che riguardano circa 400.000 pratiche all'anno e 10 milioni di pagine.

I punti vendita/distributori convenzionati possono inviare la pratica relativa al prestito al consumo in due modi:

a) Caricano i dati sul front-end di Prestitempo e inviano la documentazione originale direttamente ad una casella di posta gestita da MICRODATA;

b) Inviano via fax la pratica e poi inviano la documentazione originale direttamente ad una casella di posta gestita da MICRODATA

Nel primo caso le attività svolte da MICRODATA riguardano:

1. Apertura buste, censimento e catalogazione dei documenti

2. Scansione e Indicizzazione con identificazione del tipo documento

3. Controllo Qualità, ovvero verifica di completezza e firma sui documenti cartacei e di congruità rispetto a dati caricati sul sistema di PRESTITEMPO

4. Stoccaggio della documentazione in originale ed eliminazione di fotocopie/fax

5. Pubblicazione delle immagini sul repository di MICRODATA accessibile via web dagli utenti abilitati

La documentazione può riguardare sia la fase istruttoria che la fase di post-erogazione del finanziamento e il livello di servizio richiesto è pari a 1 giorno.

Particolarmente delicati e importanti sono i controlli di qualità sui documenti e la verifica di congruità dei dati cartacei rispetto a quanto è stato caricato sul front-end. Nel caso di "anomalie" sarà l'applicativo di front-end ad informare il punto vendita/Dealer delle azioni correttive da effettuare (esempio richiesta documenti mancanti). In questo caso è sempre MICRODATA che riceverà la documentazione aggiuntiva completando le opportune verifiche.

Nel secondo caso, ovvero pratica spedita via fax, le attività di MICRODATA sono le seguenti:

1. Caricamento della pratica sul front-end di Prestitempo entro 2 ore dalla ricezione del fax

2. Pubblicazione delle immagini sul repository

3. Controllo Qualità, ovvero verifica di completezza e firma sui documenti

4. Nel caso di presenza di anomalie, MICRODATA sollecita via fax la correzione da effettuare

Dopo il fax, MICRODATA si aspetta di ricevere la documentazione cartacea in originale da archiviare e gli eventuali documenti che risolvono anomalie segnalate.

Da sottolineare che il team che esegue il caricamento delle pratiche è costituito da persone diverse rispetto a chi esegue i controlli di qualità; in questo modo viene garantita al Cliente un'ulteriore verifica di correttezza dell'attività, in base al principio dei quattro occhi.

Di seguito i livelli di servizio richiesti da Prestitempo per l'attività in oggetto:

a) per le pratiche ricevute in formato cartaceo via posta

- censimento, archiviazione ottica e controlli di qualità entro 1 giorno

b) per le pratiche ricevute via fax:

- caricamento entro 2 ore sul front-end di Prestitempo

- controlli qualità entro 1 giorno

I principali vantaggi ottenuti da Prestitempo grazie all'esternalizzazione dell'attività riguardano essenzialmente:

• Maggior standardizzazione dei processi

• Accelerazione delle tempistiche dei processi e tempestività di risposta alle esigenze di mercato

• Costi variabili in funzione dei volumi

• Nessuna preoccupazione per la gestione di eventuali picchi di lavorazione

• Abbattimento del volume dei documenti cartacei negli uffici di valutazione dei finanziamenti

• Generazione dell'archivio digitale con eliminazione degli archivi cartacei interni.

Oltre al prestito al consumo, MICRODATA svolge anche l'attività di archiviazione ottica (predisposizione, scansione e indicizzazione) delle pratiche di mutuo, con relativa pubblicazione delle immagini sul repository.