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La collaborazione con Phoenix Informatica Bancaria Spa

Informatica Bancaria Spa è una azienda informatica di Trento che fornisce e gestisce il sistema informativo per circa 150 Banche di Credito Cooperativo e Casse Rurali sparse sul territorio nazionale. Microdata è il partner scelto per la digitalizzazione dei documenti cartacei. Cuore delle attività di Phoenix Informatica Bancaria S.p.A, è il sistema informativo integrato per l’automazione della banca, denominato “SIB2000”, che consente di automatizzare i processi aziendali, supportare le scelte direzionali e permette di mettersi in rete e dialogare con i propri.

Nel 2006 Phoenix I.B. ha intrapreso lo studio di un progetto per offrire ai propri Clienti un sistema documentale integrato col sistema informativo. L’obiettivo era quello di fornire uno strumento che permettesse alle banche di ottenere un considerevole efficientamento della loro operatività, allo scopo di massimizzare la soddisfazione dei propri clienti.

Microdata è stato il partner scelto da Phoenix I.B. per la lavorazione-digitalizzazione dei documenti cartacei.

I documenti presi in esame da Phoenix I.B. per il proprio progetto documentale abbracciano, in sostanza, tutta la casistica possibile all’interno di una banca. Parliamo di: pratiche di fido, specimen, documenti anagrafici, contratti di conto corrente, depositi a risparmio, titoli, solo per citarne alcuni. Le varie banche naturalmente possono decidere come meglio organizzarsi per affrontare l’attività: digitalizzare tutto internamente in autonomia, fare al proprio interno la sola documentazione corrente e affidarsi a Microdata per il recupero del pregresso, appoggiarsi a Microdata sia per il pregresso che per il corrente, o quant’altro.

Il processo funziona in questo modo: Microdata riceve dalle banche i documenti da lavorare; questi vengono digitalizzati e indicizzati seguendo scrupolosamente le regole dettate da Phoenix I.B.; una volta terminato il processo, i flussi elettronici relativi ai documenti lavorati vengono inviati, tramite linea dedicata, sul server presso Phoenix I.B., andando così automaticamente a caricarsi sul sistema documentale integrato col sistema informativo. A questo punto, la banca può visualizzare i documenti direttamente dal sistema gestionale.

La prima banca è partita nella primavera del 2007 e, ad oggi, sono circa 40 (dal Trentino alla Calabria) gli istituti di credito con i quali lavoriamo sia per il recupero massivo di documentazione pregressa che per la gestione  della  documentazione corrente.

Ormai da parecchi anni però, per la maggior parte delle banche la gestione della documentazione corrente (quella generata quotidianamente in filiale e nei vari uffici di sede) avviene in questo modo:

  • La documentazione viene scansionata direttamente in filiale;
  • Tutti i giorni, Microdata riceve un flusso (uno per ogni banca) contenente i documenti scansionati dalle varie filiali e procede alla relativa indicizzazione e trasferimento sul server Phoenix (in giornata);
  • Il giorno dopo, la banca ha questi documenti a disposizione sul documentale, integrato col gestionale.
  • Di tutta la documentazione ricevuta giornalmente, Microdata procede inoltre al controllo di conformità su tutti i contratti, segnalando opportunamente (sia alle filiali che alle sedi) i contratti non conformi (con le relative cause di non conformità).
  • Infine, sui contratti appositamente segnalati dalla banca, Microdata esegue anche  l’attività di marcaturatemporale. In sostanza, questo servizio consente alle banche di evitare di portare fisicamente in posta i contratti che si vogliono “datacertare”; con tutta una serie di evidenti vantaggi in termini di costi, disagi per le filiali, rischio di smarrire documenti, ecc.

Inoltre, sempre più spesso le banche si rivolgono a Microdata anche per attività che stanno “a monte” del processo di scansione massiva di archivi pregressi (pratiche di fido e mutuo, cartelline cliente in filiale, ecc.). In questi casi, un nostro team specializzato si reca presso il cliente (nella sede o in filiale) e procede a pulire, ordinare, censire, smistare, ecc. la documentazione oggetto del recupero. Le regole di questa attività, naturalmente, sono di volta in volta stabilite dalla banca: Microdata vi si adegua scrupolosamente (non senza aver prima messo la propria esperienza in materia a disposizione della banca).