E’ uno dei servizi ‘storici’ di Microdata e rappresenta l’insieme delle attività legate alla gestione dell’immagine e dei dati contenuti in un documento: fasi di lavorazione diverse, processi complessi e delicati e fattore umano determinante.
I documenti dematerializzati sono facilmente consultabili attraverso portali su cloud personalizzati e organizzati secondo le varie esigenze e accessibili da diversi dispositivi.
Rientrano in questo ambito:
| Archiviazione Ottica |
| Microfilm |
| Conservazione Digitale |
| Penna Digitale |
| Firma Grafometrica |
| Archiviazione Ottica |
Disponiamo di servizi di archiviazione ottica per tutte le tipologie di documentazione, per grandi formati, testi antichi e disegni tecnici secondo le seguenti modalità:
- Indicizzazioni e creazioni data-base
- Riconoscimenti testo (O.C.R. – I.C.R.)
- Lettura codici a barre
- Acquisizione immagini secondo le specifiche richieste dal cliente
- Acquisizione da spool-file
Processo
La restituzione dei flussi documentali al cliente può avvenire via cd/dvd o tramite protocolli di trasferimento file ‘ftp’ o ‘sftp’, oppure con la pubblicazione delle immagini nel Data Center di Microdata per la consultazione via web.
Tutti i documenti cartacei lavorati vengono conservati nei magazzini aziendali o restituiti al cliente.
Vantaggi e benefici
- Riduzione dei costi
- Costi variabili in funzione dei volumi
- Efficienza nella consultazione e gestione della pratica
- Ottimizzazione spazi e riduzione costi degli archivi fisici
| Microfilm |
La tecnologia del microfilm è la sola che garantisca continuità nel tempo (Kodak garantisce una durata di ben 500!), standardizzazione del supporto e della tecnologia stessa: il microfilm è una foto in miniatura, pertanto non ha una tecnologia ‘proprietaria’, ma è realizzato secondo delle modalità standard riconosciute in modo universale e può essere visionato senza il bisogno di una specifica unità di lettura.
Servizi:
- Microfilm: 16 mm – 35 mm
- Conversione archivi microfilm in archivi elettronici
- Conversione degli archivi elettronici in microfilm (Digital preservation)
- Conversione di microfiches
Processo
Affinché il microfilm abbia tutte le caratteristiche che sopra sono state enunciate, è fondamentale che sia realizzato da un D.C.C. KODAK (Document Conversion Center Kodak): centro servizi di archiviazione ottica e microfilm certificato da Kodak per il quale la multinazionale si fa garante della bontà del risultato dell’archiviazione sia in termini di durata, che in termini di qualità.
Microdata è un Document Conversion Center certificato da Kodak.
| Conservazione Digitale |
Microdata è conservatore accreditato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) per quanto riguarda i servizi di conservazione digitale.
Provvediamo alla creazione degli archivi digitali e alla loro conservazione nel tempo. La documentazione viene archiviata presso il nostro Data Center ed è resa disponibile per la consultazione da parte del Cliente attraverso apposita interfaccia web. Nella definizione dei processi e della documentazione a corredo, andiamo a fornire al Cliente assistenza legale qualificata.
Servizi
Gestione tracciato dati e attività di pre-processing, creazione indici, attribuzione marca temporale e firma digitale, fattura elettronica, consulenza e supporto nelle stesura dei documenti richiesti, responsabile del processo di conservazione, il processo si conclude con l’esibizione tramite interfaccia web dei documenti conservati.
Vantaggi e benefici
- Documenti leggibili nel lungo periodo
- Efficienza nella consultazione e gestione deldocumento conservato
- Costi variabili in funzione dei volumi
- Ottimizzazione spazi e riduzione costi degli archivi fisici
Microdata è socio di A.N.O.R.C (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione a norma) ed è partner di Ifin Sistemi in qualità di DocPA Selected Outsourcer.
| Penna Digitale |
Garzie alla collaborazione con Wirtec, abbiamo realizzato una soluzione basata su carta e penna digitale in grado di abbinare l’utilizzo tradizionale dei moduli cartacei con i vantaggi dello strumento digitale per la gestione e la raccolta dei dati in tempo reale. I componenti del sistema sono: la carta con lo speciale pattern, la penna digitale, la rete di comunicazione (Gprs – Internet – Lan) e il framework.
La penna può scrivere su qualsiasi foglio di carta, ma se rileva il pattern registra le coordinate dei tratti e li immagazzina nella propria memoria interna. Una volta selezionato il comando di invio la penna trasferisce al server i dati memorizzati, utilizzando un personal computer (Internet-Lan) oppure un telefono cellulare (Gprs-Umts) come strumenti di comunicazione.
Vantaggi e benefici
- Efficienza: rende molto più veloce il flusso di lavoro e riduce drasticamente i costi connessi ai tradizionali sistemi di elaborazione.
- Semplicità: è un sistema intuitivo e facile da usare. I moduli intelligenti sono stampati su carta comune e la penna può essere utilizzata ovunque.
- Integrabilità: è una soluzione facilmente integrabile nei flussi di lavoro esistenti.
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| Firma Grafometrica |
In ambito bancario, assicurativo, prestito al consumo e utilities sono possibili soluzioni di firma elettronica avanzata che prevedono l’utilizzo della firma grafometrica per la sottoscrizione dei contratti.
In questi ambiti è quindi possibile avere processi che siano totalmente paperless non modificando la user experience della firma sul documento, con importanti vantaggi in termini di efficienza e risparmio.
L’attenzione va posta sul processo, sulla sicurezza nella gestione delle informazioni, sulla corretta conservazione dei documenti, sulla normalizzazione degli allegati richiesti in fase di sottoscrizione e sull’eventuale multicanalità richiesta.
Siamo in grado di supportare i propri clienti nella fase di analisi, nella definizione del processo ed anche nell’implementazione della soluzione più idonea.
