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| Conservazione a norma |

  • Codice civile – R.D. del 16 marzo 1942 n. 262;
  • Decreto del Presidente della Repubblica del 26/10/1972 n. 633 Istituzione e disciplina dell’imposta sul valore aggiunto;
  • Decreto Legge 10 giugno 1994 n. 357 convertito dalla Legge 8 agosto 1994 n. 489 Disposizioni tributarie urgenti per accelerare la ripresa dell’economia e dell’occupazione nonché, per ridurre gli adempimenti a carico del contribuente (G.U. n. 186 del 10 ottobre 1994);
  • Decreto del Presidente della Repubblica del 28/12/2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (G.U. n. 42 del 20 febbraio 2001);
  • Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n.196 Codice in materia di protezione dei dati personali (G.U. n.174 del 29 luglio 2003);
  • Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto;
  • Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA (G.U. n. 49 del 28 febbraio 2004);
  • Provvedimento Agenzia Entrate del 9 dicembre 2004 Modalità di trasmissione e contenuti della comunicazione telematica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini dell’emissione delle fatture da parte del cliente o del terzo residente in un Paese, con il quale non esistono strumenti giuridici di reciproca assistenza in materia di IVA ( G.U. n. 298 del 21 dicembre 2004);
  • Circolare dell’Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005 D.M. 23/1/2004 recante “modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”;
  • Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n.82 Codice dell’amministrazione digitale (G.U. n.112 del 16 maggio 2005);
  • Circolare dell’Agenzia delle Entrate 45/E del 19 ottobre  2005  Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n.52 –attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA;
  • Circolare dell’Agenzia delle Entrate 36/E del 6 dicembre 2006  Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 09/07/2007 n. 161/E – Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 – Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 21/01/2008 n. 14/E – Conservazione elettronica. Istanza di interpello 2007 – Art. 11, legge 27 luglio 2000, n.212;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 28/02/2008 n. 67/E – Articoli 21 e 39 del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, D.M. 23 gennaio 2004, conservazione a norma dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie – obblighi del vettore o dello spedizioniere. Messa a disposizione delle fatture tramite strumenti elettronici;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 23/06/2008 n. 260/E – Istanza di interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Fatturazione elettronica – modalità di conservazione delle fatture elettroniche emesse nei confronti dei clienti di una certa linea di attività non gestita con contabilità separata;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 08/08/2008 n. 354/E – Interpello – ALFA Ass.ne prof.le dott. comm. e avv. – Articolo 3,comma 9-bis, del D.P.R. n. 322 del 1998 – Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni – Conservazione delle copie delle dichiarazioni – Obbligo di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate dall’incaricato su supporti informatici: non sussiste;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 3/10/2008 n. 364/E – Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Conservazione a norma – nomina di più soggetti responsabili della conservazione;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 15/06/2009 n. 158/E – Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Conservazione a norma– chiarisce le metodologie di conservazione a norma per le fatture cartacee emesse da un sistema gestionale;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 30/07/2009 n. 194/E – Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Conservazione a norma – possibilità di utilizzare il processo di conservazione a norma per le dichiarazioni dei redditi dei dipendenti di un’azienda anche in mancanza della firma del dello stesso;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 30/07/2009 n. 195/E – Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Conservazione a norma – possibilità di far convivere la metodologia della conservazione delle fatture cartacee e di quella sostitutiva, a patto di mantenere una metodologia omogenea per sezionali;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 30/07/2009 n. 195/E – Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Conservazione a norma – possibilità di conservare in maniera sostitutiva documenti analogici (PDF, Tif) in qualunque momento e possibilità di revoca dell’opzione e successiva ri-adozione della conservazione a norma;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 13/08/2009 n. 220/E – Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Conservazione a norma – chiarisce le attività relative alla conservazione a norma possono essere delegate a uno o più operatori, sia persone fisiche che giuridiche. La firma qualificata e la marca temporale possono essere apposte al lotto di documenti e non necessariamente ad ogni singolo documento oggetto di conservazione;
  • Agenzia delle Entrate Risoluzione del 15/06/2010 n. 52/E – Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Conservazione a norma – La risoluzione fornisce, in sostanza, una soluzione operativa che consente alle imprese di conservare queste fatture in modo sostitutivo e di gestire virtualmente i connessi adempimenti di “annullamento” contabile del documento agevolato, che permette l’apposizione sulla fattura di un timbro;
  • Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 obblighi di conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti più semplici e meno gravosi. L’invio dell’impronta dell’archivio fiscale non è più necessario, perché l’estensione della validità dei documenti informatici fiscalmente rilevanti viene garantita dalla marca temporale a cura del Responsabile della conservazione.

Riferimenti tecnici normativi

  • Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali –articolo 6, commi 1 e 2,del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici(G.U. n. 98 del 27 aprile 2004);
  • Decreto del presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n.68 Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003 n.3.

Responsabile della conservazione , attività e controlli
L’attività di Responsabile della Conservazione a norma, può essere suddivisa in dettaglio nei seguenti punti:
Attività previste dall’art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004:

  • definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
  • archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:

1) descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;

  • mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
  • verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
  • adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione a norma e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
  • richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  • definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;
  • verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

Attività non previste dall’art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, ma che comunque sono richieste dalla normativa di riferimento:

  • appone la propria firma digitale, a chiusura del processo di conservazione, sull’insieme dei documenti ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti , così come richiesto dall’art.3 secondo comma del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 ( d’ora in poi DMEF);
  • inoltra all’Agenzia delle entrate competente l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale, così come richiesto dall’art.5 primo comma del DMEF; Abrogato con l’emanazione del DMEF 17 Giugno 2014;
  • definisce e documenta le procedure di sicurezza inerenti l’operazione di associazione del riferimento temporale  (data e ora) ad uno o più documenti informatici , così come richiesto dall’art.1 primo comma lettera p) del DMEF.

Attività non previste dalla normativa di riferimento, ma che comunque si ritiene debbano essere svolte:

  • se previsto ,predispone ed aggiorna il “Manuale della conservazione a norma”;
  • è presente qualora si dovessero verificare atti di ispezione e di controllo da parte del collegio sindacale o società di revisione, che ne richiedessero la sua presenza;
  • è presente qualora si dovessero verificare accessi, ispezioni e verifiche da parte dell’Amministrazione Finanziaria , che potrebbero richiedere che i documenti conservati siano resi disponibile su supporto cartaceo e informatico;
  • quando richiesto, esibisce per via telematica all’Amministrazione Finanziaria i documenti conservati;
  • predispone la modulistica necessaria al pagamento dell’imposta di bollo, e la comunicazioni preventive e consuntive da presentare all’Agenzia delle entrate competente.