Conservazione digitale

L’archiviazione digitale serve a organizzare, memorizzare e rendere facilmente accessibili documenti e informazioni durante i processi aziendali. Il suo obiettivo principale è operativo: facilitare ricerca, consultazione, condivisione e gestione dei contenuti.

La conservazione digitale risponde invece a requisiti normativi e organizzativi specifici. Il sistema deve preservare nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee guida AgID. 

Un documento può quindi essere correttamente archiviato senza essere necessariamente conservato a norma. Quando è necessario mantenerne nel tempo il valore giuridico e probatorio, deve essere inserito in uno specifico processo di conservazione digitale.

Un sistema di conservazione deve garantire che i documenti rimangano autentici, integri, affidabili, leggibili e reperibili per l’intero periodo previsto. Deve inoltre definire con chiarezza:

• il modello organizzativo; 
• i soggetti coinvolti e le rispettive responsabilità; 
• il processo di versamento, conservazione ed esibizione; 
• le architetture e le infrastrutture utilizzate; 
• le misure di sicurezza; 
• i metadati e gli indici associati ai documenti; 
• le procedure di controllo e verifica; 
• le modalità di continuità, migrazione ed eventuale cessazione del servizio. 

Questi elementi devono essere descritti nel Manuale di conservazione, documento che illustra il funzionamento del sistema e consente di verificarne nel tempo correttezza e conformità. AgID prevede inoltre requisiti specifici di qualità, sicurezza e organizzazione per i fornitori di servizi di conservazione. Infine, ogni azienda deve indicare il proprio Responsabile della Conservazione, al fine di rappresentare la propria azienda nel ruolo dedicato a definire, governare e verificare l’intero sistema di conservazione.

Microdata Group affianca il cliente nella definizione dei processi, nella gestione dei documenti da conservare e nella predisposizione della documentazione necessaria, attraverso un team multidisciplinare con competenze in ambito compliance, IT, tecnico e archivistico. 

La firma digitale permette di collegare il documento al soggetto che firma e contribuisce a garantirne autenticità e integrità. La marca temporale associa invece al documento una data e un’ora certe e opponibili, consentendo di dimostrare che il documento esisteva in una determinata forma in uno specifico momento.

Nel processo di conservazione vengono utilizzate per consolidare i pacchetti informativi e proteggere nel tempo i documenti da modifiche non autorizzate. Non sostituiscono però l’intero sistema di conservazione: rappresentano strumenti inseriti in un processo più ampio, che comprende metadati, ruoli, procedure, controlli, sicurezza ed esibizione dei documenti.

Il servizio di Microdata Group prevede l’apposizione di firma digitale e marca temporale nell’ambito della gestione dei documenti portati in conservazione.

Un conservatore digitale è un soggetto specializzato che gestisce il processo di conservazione dei documenti informatici, adottando organizzazione, procedure e tecnologie idonee a mantenerli autentici, integri, leggibili e reperibili nel tempo.

Per erogare servizi di conservazione alle aziende private e alle Pubbliche Amministrazioni, il fornitore deve rispettare i requisiti di qualità, sicurezza e affidabilità organizzativa, tecnologica e finanziaria stabiliti da AgID. Deve inoltre disporre delle certificazioni richieste, adottare un sistema conforme alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ed essere iscritto al Marketplace dei servizi di conservazione di AgID.

L’iscrizione al Marketplace consente quindi di verificare che il fornitore sia stato valutato secondo i criteri previsti da AgID. Microdata Group è Conservatore Qualificato AgID dal 2015 e gestisce il processo attraverso competenze legali, archivistiche, tecniche, IT e di compliance, affiancate da una piattaforma dedicata alla conservazione digitale.

Devono essere portati in conservazione i documenti informatici per i quali la legge, la normativa fiscale o le regole di settore impongono un obbligo di mantenimento nel tempo. Tra gli esempi più comuni rientrano fatture elettroniche, libri e registri contabili, contratti, documenti fiscali, PEC, documenti firmati digitalmente, fascicoli e documentazione amministrativa e relativa al personale.

Il perimetro non è uguale per tutte le organizzazioni: dipende dalla natura del documento, dal settore, dagli obblighi applicabili e dalle policy interne. La conservazione può riguardare anche documenti per i quali non esiste un obbligo esplicito, ma che l’azienda desidera preservare nel tempo garantendone autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità. Microdata Group supporta il cliente nell’individuazione dei documenti da conservare e nella definizione del relativo processo. 

La durata della conservazione varia in base alla tipologia documentale e alla normativa di riferimento. Non esiste quindi un unico periodo valido per tutti i documenti: per ciascuna classe documentale devono essere definiti tempo di conservazione, data di decorrenza, eventuali sospensioni e modalità di scarto o prolungamento.

La retention deve essere formalizzata nelle procedure aziendali e nel Manuale di conservazione, tenendo conto sia degli obblighi legali sia dei principi di protezione dei dati personali. Alla scadenza, i documenti non devono essere cancellati automaticamente senza una verifica preventiva: occorre accertare che non sussistano obblighi ulteriori, contenziosi, esigenze probatorie o vincoli che ne richiedano il mantenimento. Le responsabilità e le modalità operative devono essere definite nel modello organizzativo del sistema di conservazione. 

I formati devono essere scelti in modo da favorire leggibilità, interoperabilità, stabilità e possibilità di accesso nel lungo periodo. Sono generalmente preferibili formati documentati, diffusi, non proprietari o basati su standard aperti, che riducano il rischio di dipendenza da uno specifico software.

La scelta concreta dipende dalla tipologia del documento e dal processo in cui viene prodotto. Tra i formati comunemente utilizzati rientrano, per esempio, PDF o PDF/A per i documenti, XML per dati e fatture elettroniche, TIFF per immagini e formati strutturati per i metadati. Non basta però selezionare un formato idoneo: devono essere gestiti correttamente anche metadati, indici, firme, marche temporali e verifiche periodiche di leggibilità. Microdata Group gestisce le attività di pre-processing e i tracciati dei dati prima dell’invio in conservazione. 

L’accesso nel tempo richiede che documenti e metadati siano organizzati, indicizzati e conservati all’interno di un sistema capace di garantirne ricerca, consultazione ed esibizione anche a distanza di anni.

A questo scopo servono indici coerenti, metadati completi come definito da AgID, controlli sugli accessi, tracciamento delle operazioni, verifiche periodiche di integrità e leggibilità, procedure di backup, continuità operativa ed eventuale migrazione dei formati quando quelli originari rischiano di diventare obsoleti.

Il sistema deve inoltre rendere possibile la produzione dei pacchetti richiesti per l’esibizione e mantenere documentate architettura, ruoli, misure di sicurezza e modalità di funzionamento nel Manuale di conservazione. Microdata Group rende disponibili i documenti conservati tramite un’apposita interfaccia web e conclude il processo con la loro esibizione.

Il responsabile della conservazione è la figura incaricata di definire e governare il sistema con cui l’organizzazione conserva i propri documenti informatici. La sua nomina è obbligatoria anche per i soggetti privati quando la legge prevede obblighi di conservazione. 

Tra i suoi compiti rientrano la definizione delle policy e delle procedure, la verifica del corretto funzionamento del sistema, il presidio dei rapporti con l’eventuale conservatore esterno e l’aggiornamento del Manuale di conservazione. Anche quando il servizio viene affidato a un fornitore specializzato, la responsabilità interna non viene meno: occorre mantenere un presidio sul processo, sui documenti versati e sul rispetto degli obblighi normativi.

Microdata Group affianca il cliente nella definizione del processo e della documentazione necessaria attraverso un team con competenze di compliance, IT, tecniche e archivistiche.

Il Manuale di conservazione è il documento che descrive in modo puntuale come è organizzato e gestito il sistema di conservazione. Deve indicare i soggetti coinvolti e i rispettivi ruoli, il modello di funzionamento, le fasi del processo, le architetture e le infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza e ogni informazione utile a verificarne il corretto funzionamento nel tempo. 

Serve quindi a formalizzare responsabilità, regole operative, tipologie documentali, modalità di versamento, controlli, tempi di conservazione, accesso, esibizione e gestione di eventuali anomalie. Non è un documento statico: deve essere mantenuto coerente con l’evoluzione dei processi, della normativa e delle tecnologie adottate.

Microdata Group offre supporto specialistico anche nella redazione e nell’aggiornamento del Manuale di conservazione. 

La conservazione digitale può essere integrata con ERP, CRM, piattaforme documentali, sistemi amministrativi, portali e applicazioni verticali. I documenti e i relativi metadati vengono trasferiti al sistema di conservazione secondo tracciati e regole concordate, riducendo le attività manuali e mantenendo continuità tra il processo operativo e quello conservativo.

L’integrazione può comprendere la preparazione dei dati, la creazione degli indici, i controlli preliminari, l’invio dei pacchetti, la ricezione degli esiti e la successiva consultazione o esibizione dei documenti. Microdata Group gestisce attività di pre-processing, tracciati, indicizzazione, firma digitale e marca temporale, rendendo poi i contenuti disponibili tramite interfaccia web. 

Uno degli errori più frequenti è confondere la conservazione con la semplice archiviazione o con il backup. Conservare a norma significa adottare un processo strutturato, capace di garantire nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

È inoltre importante evitare di:

• affidare il servizio all’esterno senza nominare e coinvolgere il responsabile interno;
• non definire correttamente classi documentali, metadati e tempi di retention;
• versare documenti incompleti, illeggibili o privi delle informazioni necessarie;
• trascurare il Manuale di conservazione o non aggiornarlo;
• non verificare gli esiti dei versamenti e la possibilità di recuperare ed esibire i documenti;
• scegliere il fornitore solo in base al prezzo, senza valutarne requisiti, sicurezza, organizzazione e qualificazione.

Per evitare criticità, il processo deve essere progettato a monte e sottoposto a controlli periodici, mantenendo allineati obblighi normativi, sistemi aziendali e modalità operative.