e-Fatture b2b

La fattura viene generata in formato XML e trasmessa al Sistema di Interscambio, che effettua i controlli previsti. Se il documento supera le verifiche, lo SdI lo recapita al destinatario tramite il canale associato al codice destinatario o alla PEC e invia al mittente le relative notifiche.

In caso di scarto, la fattura si considera non emessa e deve essere corretta e trasmessa nuovamente. Microdata Group può gestire l’intero flusso: creazione o acquisizione del file, trasmissione allo SdI, ricezione delle fatture passive, controllo delle notifiche, presa in carico delle anomalie e conservazione digitale.

Il codice destinatario identifica il canale telematico attraverso cui lo SdI deve recapitare la fattura elettronica. È normalmente composto da sette caratteri nei rapporti tra privati e viene associato al software o all’intermediario utilizzato dal destinatario.

In alternativa può essere indicato un indirizzo PEC. Se il destinatario ha registrato preventivamente il proprio indirizzo telematico presso l’Agenzia delle Entrate, lo SdI utilizza quello registrato, anche quando nella fattura è riportato un recapito differente. Codice destinatario e PEC servono quindi al recapito, ma non sostituiscono i dati fiscali necessari a identificare correttamente il cliente.

No. Per le fatture elettroniche scambiate tra soggetti privati, la firma digitale sul singolo file XML non è obbligatoria. Può comunque essere apposta facoltativamente.

Il Sistema di Interscambio accetta sia file firmati sia file non firmati, purché rispettino il tracciato e i requisiti tecnici previsti. La firma digitale non va confusa con quella utilizzata nel processo di conservazione digitale, nel quale firma e marca temporale possono essere applicate ai pacchetti informativi.

La fattura immediata deve essere trasmessa allo SdI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. La fattura differita può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo, quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa e l’operazione è documentata correttamente.

I tempi di registrazione contabile dipendono dalla tipologia di documento, dal regime applicato e dal momento in cui l’operazione deve concorrere alla liquidazione IVA. Per evitare ritardi o registrazioni incoerenti, è importante integrare gli esiti dello SdI con ERP e contabilità e verificare che data dell’operazione, data del documento e periodo IVA siano correttamente allineati. 

Le note di credito e di debito vengono trasmesse allo SdI con gli specifici tipi documento previsti dal tracciato XML, richiamando la fattura originaria quando necessario. La nota di credito viene utilizzata per rettificare in diminuzione imponibile o imposta; la nota di debito per variazioni in aumento.

Le integrazioni e le autofatture relative, per esempio, a reverse charge interno o operazioni con soggetti esteri devono essere predisposte utilizzando il tipo documento corretto. Poiché la gestione dipende dalla natura dell’operazione e dalle regole IVA applicabili, il processo deve prevedere controlli contabili e fiscali prima dell’invio.

Le fatture elettroniche, insieme alle notifiche e ai metadati associati, devono essere inserite in un sistema di conservazione digitale in grado di garantirne nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.

La conservazione non coincide con il semplice salvataggio del file XML o con un backup. Prevede la creazione e la gestione di pacchetti informativi, controlli, indicizzazione, firma digitale, marca temporale e procedure di consultazione ed esibizione.

Microdata Group gestisce la conservazione delle fatture nell’ambito di un servizio completo. La società è conservatore qualificato AgID dal 2015.

Affidare il processo a un partner specializzato consente di ridurre le attività manuali, presidiare gli aggiornamenti normativi e gestire in modo strutturato invio, ricezione, notifiche, scarti, anomalie e conservazione.

Il vantaggio non riguarda soltanto il risparmio di tempo. Una gestione esternalizzata permette di:

• diminuire errori e ritardi; 
• assorbire variazioni dei volumi; 
• integrare i flussi con contabilità ed ERP; 
• ottenere report e metadati utili alla prima nota; 
• assicurare continuità operativa; 
• liberare le risorse interne dalle attività esecutive. 

Microdata Group propone un servizio personalizzabile in base ai volumi e al livello di supporto richiesto: utilizzo del portale, invio automatizzato di XML già predisposti oppure creazione manuale o automatica del file fattura. 

L’integrazione consente di trasferire automaticamente dati e documenti tra ERP, gestionale contabile, piattaforma di fatturazione e Sistema di Interscambio. Le fatture attive possono essere generate a partire dai dati presenti nei sistemi aziendali; quelle passive possono alimentare registrazioni, controlli, workflow approvativi e prima nota.

Perché il processo funzioni correttamente, occorre definire tracciati, mapping dei campi, anagrafiche, codici IVA, centri di costo, tipi documento e gestione degli esiti. L’integrazione riduce i reinserimenti manuali, migliora la qualità dei dati e permette di riconciliare più facilmente fatture, ordini, pagamenti e registrazioni contabili.

Microdata Group può inoltre effettuare estrazioni personalizzate di metadati a supporto della prima nota. 

Lo SdI esegue controlli formali e tecnici sul file, verificando, tra gli altri aspetti:

• conformità del file al formato XML previsto; 
• presenza e coerenza dei dati obbligatori; 
• validità degli identificativi fiscali; 
• correttezza dei codici e dei valori ammessi; 
• coerenza di imponibile, aliquota e imposta; 
• unicità del file trasmesso; 
• validità della firma, quando presente; 
• correttezza delle informazioni necessarie al recapito. 

Il superamento dei controlli non certifica però la correttezza sostanziale dell’operazione dal punto di vista fiscale o contrattuale. Restano quindi necessari verifiche interne, presidio contabile e gestione delle notifiche.

Tra gli errori più frequenti rientrano dati anagrafici o fiscali errati, tipo documento non corretto, codici IVA incoerenti, calcoli non allineati, duplicazione del numero fattura e utilizzo di un codice destinatario o di una PEC non aggiornati.

È inoltre importante evitare di:

• considerare il PDF come documento fiscalmente valido; 
• ignorare notifiche e scarti dello SdI; 
• confondere la consegna con la corretta registrazione contabile; 
• trasmettere la fattura oltre i termini previsti; 
• gestire manualmente grandi volumi senza controlli automatici; 
• conservare soltanto il file XML senza un processo di conservazione digitale; 
• non aggiornare tracciati e procedure quando cambia la normativa. 

Microdata Group affianca al processo tecnologico un team specializzato nella gestione del processo e delle anomalie, nella reportistica e nell’aggiornamento normativo, riducendo il rischio che uno scarto o un’informazione errata rimangano senza presidio. 

Permette di ridurre il carico operativo interno, presidiare gli adempimenti, gestire anomalie e scarti e integrare il processo con i sistemi aziendali. Microdata Group supporta le aziende nella gestione end-to-end, nell’assistenza e nel monitoraggio continuo del processo di fatturazione.

Il servizio non si limita alla trasmissione al Sistema di Interscambio, ma può comprendere acquisizione dei flussi, controlli formali, invio e ricezione, gestione degli esiti, supporto sulle anomalie, integrazione con ERP e contabilità e conservazione digitale.

Un partner per la fatturazione elettronica può garantire affidabilità, sicurezza, continuità operativa, capacità di integrazione, assistenza, SLA, competenze normative e presidio dei processi.