Archiviazione fisica

La digital transformation dei documenti cartacei è il processo di conversione, gestione e archiviazione dei documenti in formato digitale, al fine di migliorare efficienza, accessibilità, sicurezza e conformità normativa, riducendo l’uso della carta e ottimizzando i processi aziendali. 

Microdata Group dispone di un team specializzato nella digital transformation di documenti cartacei in diversi formati, storici e contemporanei e dispone di macchine di scansione professionali di diversa tipologia. 

L’esternalizzazione consente di liberare spazi interni, ridurre gli oneri legati alla gestione dei locali e affidare la documentazione a strutture progettate specificamente per proteggerla e renderla rapidamente disponibile.

Tra i principali vantaggi rientrano:

• maggiore sicurezza contro intrusioni, incendi e allagamenti; 
• gestione professionale di catalogazione, movimentazione e reperimento; 
• supporto archivistico e normativo; 
• maggiore tracciabilità dei documenti; 
• possibilità di gestire in modo più ordinato scarti e trasferimenti; 
• continuità del servizio anche in presenza di grandi volumi. 

Microdata Group integra queste attività con sistemi di sicurezza dedicati, personale interno qualificato e procedure coerenti con le certificazioni ISO 9001, ISO 45001 e ISO 27001. 

La catalogazione parte dall’analisi della struttura dell’archivio e dalla definizione di criteri coerenti con le tipologie documentali, le esigenze di consultazione e i tempi di mantenimento. I documenti vengono quindi associati a unità di archiviazione identificate in modo univoco e collocati secondo una mappatura precisa degli spazi.

La tracciabilità deve permettere di sapere dove si trova ogni unità, quando viene movimentata, chi ne richiede la consultazione e quando viene ricollocata. Questo consente di ridurre i tempi di ricerca, limitare il rischio di smarrimento e mantenere sotto controllo l’intero ciclo di gestione.

Microdata Group affianca il cliente già nella fase iniziale con attività di analisi, individuazione delle criticità, valutazione dello scarto e definizione di soluzioni specifiche per ciascun archivio.

Un archivio fisico deve proteggere i documenti da accessi non autorizzati, furti, incendi, allagamenti, deterioramento e smarrimento. Per questo sono necessarie misure integrate, come controllo degli accessi, videosorveglianza, sistemi antintrusione, monitoraggio degli ambienti, procedure di movimentazione tracciata e piani di emergenza.

Nei magazzini di Microdata Group la protezione antincendio comprende anche sistemi di spegnimento a schiuma, pensati per intervenire rapidamente e limitare la propagazione delle fiamme, riducendo il rischio di danni estesi alla documentazione. A queste misure si affiancano procedure organizzative e controlli periodici volti a garantire sicurezza, reperibilità e continuità del servizio.

L’archiviazione fisica può essere gestita in conformità al GDPR quando i documenti contenenti dati personali sono protetti attraverso misure organizzative e di sicurezza adeguate al rischio. Il Regolamento si applica infatti anche ai trattamenti non automatizzati di dati personali contenuti in archivi strutturati. 

È quindi necessario definire con chiarezza ruoli e responsabilità, limitare l’accesso al personale autorizzato, tracciare le movimentazioni, proteggere i locali e rispettare i tempi di conservazione previsti. In caso di esternalizzazione, il rapporto tra cliente e fornitore deve inoltre essere regolato correttamente sotto il profilo privacy, specificando finalità, istruzioni operative e tempistiche di retention.

Microdata Group gestisce la documentazione attraverso magazzini dedicati, accessi controllati e procedure di catalogazione, custodia e movimentazione tracciata.

Il periodo di conservazione dipende dalla tipologia del documento e dalla normativa applicabile. Non esiste quindi una durata unica valida per tutti gli archivi: documenti contabili, fiscali, contrattuali, assicurativi, bancari o relativi al personale possono essere soggetti a termini differenti.

Per ogni classe documentale è opportuno definire un piano di retention che indichi:

• • il termine di conservazione; 
• • il momento da cui decorre; 
• • eventuali proroghe dovute a contenziosi, verifiche o altri obblighi; 
• • le modalità di scarto alla scadenza. 

Il GDPR richiede inoltre di non conservare i dati personali più a lungo di quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento. Prima di procedere allo scarto, occorre quindi verificare che non sussistano ulteriori obblighi legali o esigenze probatorie.

Il servizio di pick-up & delivery comprende il ritiro della documentazione presso la sede del cliente, il trasferimento in sicurezza nei magazzini, la presa in carico, la catalogazione e la collocazione negli spazi assegnati.

Quando il cliente necessita di consultare un documento, può richiederne la ricerca e la consegna secondo le modalità concordate. Ogni movimentazione viene registrata, così da mantenere traccia della posizione del documento, della data di uscita, del soggetto richiedente e della successiva ricollocazione.

Il servizio può riguardare singoli documenti, fascicoli o intere unità di archiviazione ed essere configurato in funzione dei volumi, dei tempi di risposta e delle esigenze operative del cliente.

Alla scadenza del periodo di conservazione, i documenti possono essere avviati alla distruzione solo dopo aver verificato che non sussistano ulteriori obblighi normativi, fiscali, contrattuali o contenziosi che ne richiedano il mantenimento.

La distruzione deve avvenire con procedure controllate e tracciabili, tali da rendere i contenuti non più leggibili né ricostruibili. Microdata Group offre un servizio di macero certificato, che documenta l’avvenuta distruzione e consente al cliente di mantenere evidenza dell’operazione ai fini organizzativi, normativi e di audit.

I KPI devono misurare soprattutto reperibilità, sicurezza, qualità e puntualità del servizio. Tra gli indicatori più utili rientrano:

• tempo medio di ricerca e consegna dei documenti; 
• percentuale di richieste evase entro gli SLA; 
• numero di documenti o unità archivistiche movimentate; 
• accuratezza della catalogazione; 
• numero di anomalie, errori o documenti non reperiti; 
• tempi di ricollocazione dopo la consultazione; 
• saturazione degli spazi e andamento dei volumi; 
• numero di incidenti o accessi non autorizzati; 
• percentuale di documenti correttamente avviati a scarto o macero a fine retention. 

Il monitoraggio deve consentire di verificare che i documenti siano sempre rintracciabili, protetti e disponibili nei tempi concordati.

Le certificazioni più rilevanti riguardano la sicurezza delle informazioni, la salute e sicurezza sul lavoro e, più in generale, la qualità dei processi organizzativi.

Per un servizio di archiviazione fisica assumono particolare importanza:

• ISO 27001, relativa ai sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni; 
• ISO 45001, dedicata alla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro; 
• certificazioni sulla qualità, come ISO 9001, se applicabili al perimetro del servizio. 

Le certificazioni non sostituiscono la verifica concreta di magazzini, procedure, sistemi antincendio, controlli degli accessi e tracciabilità delle movimentazioni, ma offrono un riferimento utile per valutare l’affidabilità del fornitore. Microdata Group possiede tutte le certificazioni di idoneità per una corretta e affidabile gestione del servizio.

Uno degli errori più frequenti è trasferire i documenti senza aver prima definito criteri di classificazione, tempi di retention e responsabilità. Questo rende più difficili la ricerca, la consultazione e lo scarto a fine vita.

È inoltre importante evitare di:

• scegliere il fornitore solo in base al costo; 
• non verificare le misure di sicurezza degli ambienti di destinazione dei documenti come antintrusione, antincendio e antiallagamento; 
• non tracciare ritiri, consegne e movimentazioni; 
• conservare documenti oltre il tempo necessario; 
• non distinguere tra documenti da mantenere, digitalizzare o avviare al macero; 

Una gestione corretta parte dall’analisi preventiva dell’archivio e prosegue con procedure chiare per catalogazione, accesso, movimentazione, retention e distruzione certificata.