Riduci i tempi di approvazione, elimina gli errori e rafforza la fiducia dei tuoi fornitori
Nel settore Utility, dove ogni giorno vengono gestite centinaia di forniture, servizi e fatture, la gestione del ciclo passivo rappresenta un processo cruciale espesso complesso: approvazioni distribuite, documenti cartacei, ritardi nelle validazioni e mancanza di tracciabilità rallentano i flussi e aumentano il rischio di errore.
Il nostro sistema di workflow approvativo digitale nasce per semplificare e automatizzare ogni passaggio, garantendo governance, rapidità e trasparenza lungo tutta la filiera di approvvigionamento.
La gestione del ciclo passivo diventa così un processo rapido, monitorabile e integrato, restituendo al management una visione chiara, dinamica e data-drivensull’andamento dei costi aziendali.
Acquisizione automatica dei dati e controlli di coerenza eliminano gli errori di imputazione manuali e riducono i tempi di pagamento, elementi chiave per costruire fiducia con fornitori, stakeholder e clienti finali.
Inoltre, la completa digitalizzazione del ciclo passivo azzera la presenza di documentazione fisica, i costi di archiviazione e di reperimento documentale. Attraverso questo processo trasformiamo la gestione del ciclo passivo in un processo fluido, tracciato e sicuro, unendo tecnologia, compliance e presidio umano qualificato. Un processo fluido, tracciato e paperless.
Acquisizione automatica delle fatture
Il sistema riceve le fatture elettroniche direttamente dai canali SDI o dai fornitori, ne legge i dati e li classifica in modo automatico per tipologia, centro di costo e fornitore.
Validazione e instradamento intelligente con l’uso di AI e RPA
Workflow configurati per livelli di autorizzazione e limiti di spesa, in linea con le policy aziendali: ogni documento viene indirizzato al corretto referente in base a importo, categoria, sede, budget, etc.. Il processo di approvazione avviene via web o mobile, con firma elettronica e tracciabilità completa di tempi, utenti e azioni.
Integrazione con ERP e sistemi gestionali
Il flusso è perfettamente integrato con i sistemi contabili e di tesoreria, assicurando coerenza tra i dati e il budget, azzerando le duplicazioni manuali.
Archiviazione digitale e audit trail
Tutti i documenti approvati vengono archiviati digitalmente e conservati secondo normativa, con log di accesso e versioning per garantire la massima trasparenza nei controlli interni e di revisione.