Il 12 marzo 2014 sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale n.59 – supplemento ordinario n.20 – le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” e il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.
Le nuove regole tecniche entreranno in vigore il trentesimo giorno dalla data di pubblicazione, ovvero l’11 aprile 2014, abrogando la Deliberazione Cnipa n.11 del 19/02/2004.
Si tratta di un importante passo avanti nei processi di digitalizzazione che, ad oggi, coinvolgono più di 60.000 imprese italiane.
Non sono poche le novità introdotte dalla nuova disciplina; per comprenderle è necessario procedere per gradi.
Innanzitutto, le nuove regole tecniche definiscono l’ambito di applicazione, estendendolo non più alle sole amministrazioni pubbliche ed alle imprese private, come si poteva desumere dalla Deliberazione Cnipa n.11 del 19/02/2004, ma anche a tutte quelle società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico ed ai soggetti esterni a cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici.
Successivamente viene sottolineato il concetto, già introdotto nel CAD, di sistema di conservazione progettato in modo da garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti conservati. Sono questi i principi alla base della conservazione a norma e che permettono di assicurare l’interoperabilità tra i sistemi informatici e la conservazione dei documenti nel lungo periodo.
Per raggiungere tali obiettivi, la norma prosegue definendo gli oggetti della conservazione, identificati nei cosiddetti pacchetti informativi e dettagliando la struttura del processo di conservazione. Quest’ultimo è visto come un sistema unitario scindibile in tre fasi, versamento, archiviazione e distribuzione.
All’interno di questo contesto, assumono particolare importanza i ruoli e le responsabilità di coloro che intervengono nelle fasi di gestione del sistema di conservazione.
Il Responsabile della conservazione mantiene una posizione centrale occupandosi di definire, attuare e gestire con piena autonomia le politiche complessive del sistema. Nello svolgimento di questi compiti, il Responsabile della conservazione collabora con le altre figure che intervengono nell’attività di conservazione, quali: il Responsabile del trattamento dei dati personali, il Responsabile della sicurezza, il Responsabile dei sistemi informativi e nel caso delle P.A. il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico.
Un’ulteriore elemento di novità è rappresentato da manuale della conservazione considerato un documento informatico obbligatorio redatto dal Responsabile della conservazione stesso.
L’ importanza di questo strumento è dimostrata dal suo contenuto: se da un lato il manuale permette di descrivere l’ infrastruttura informatica utilizzata, le procedure di sicurezza adottate e il processo di conservazione, dall’altro lato si configura come lo strumento che permette di formalizzare decisioni rilevanti riguardanti la conservazione dei documenti.
Infine, merita particolare attenzione il tema dell’accreditamento. La norma, infatti, soffermandosi sui modelli organizzativi che è possibile adottare, vincola le Amministrazioni Pubbliche a realizzare processi di conservazione in house o affidandoli a conservatori accreditati presso l’AgiD (Agenzia per l’Italia Digitale).
Il processo di accreditamento permetterà alle aziende che hanno ottenuto la qualifica di conservatori accreditati di essere riconosciute come provider in grado di garantire il livello più elevato dei requisiti di qualità e sicurezza, sia dal punto di vista societario, sia in termini di conservazione e di conformità agli standard indicati dalle nuove regole tecniche.
A questo proposito Microdata ha già provveduto a presentare domanda di accreditamento che è stata accolta da AgiD ed è in attesa di perfezionamento.
In conclusione, le nuove Regole Tecniche approfondiscono tematiche e concetti già affrontati nel CAD e allo stesso tempo delineano una spaccatura con la normativa tecnica previgente; a differenza della Deliberazione Cnipa n.11, che lasciava ampia libertà di interpretazione nelle modalità di conservazione, le nuove regole tecniche impongono maggior rigore e precisione nell’espletare i processi di conservazione. In quest’ottica la conservazione sostitutiva dei documenti si configura come un’attività rilevante che necessita di sistemi di conservazione sicuri e di qualità, e di persone con know-how specializzato.
