Nuova piattaforma per la gestione multicanale integrata delle comunicazioni in uscita

Un’esigenza espressa da molte imprese, sia nel settore Finance che in quello Industry, riguarda la possibilità di avere un processo standardizzato per l’invio delle comunicazioni non massive, ovvero quelle generate da diversi utenti di diversi uffici.

Da dove nasce l’esigenza di questo servizio multicanale?
Ci siamo resi conto che nelle aziende esistono ampie aree di miglioramento nella gestione delle comunicazioni in uscita, soprattutto dove queste comunicazioni non sono standardizzate o non vengono generate in modo massivo dai gestionali.
Inoltre, cresce il peso di canali come la PEC che, se non gestiti correttamente, comportano una perdita di efficienza aziendale.
Lo strumento semplifica il processo di delivery delle comunicazioni – e questo significa ridurre i costi aziendali – lasciando agli utenti massima flessibilità nei contenuti della comunicazione e si integra con i processi documentali esistenti.

Ci faccia capire come funziona
Si tratta di un portale, raggiungibile con protocollo sicuro https, dove gli utenti, una volta autenticati, possono allegare la comunicazione e scegliere con quale canale inviarla tra i diversi disponibili: fax, posta ordinaria, raccomandata, raccomandata ar, pec aziendale, email aziendale.
Tutti gli invii vengono poi gestiti da Microdata: in una sezione dedicata, l’utente può controllare lo stato di avanzamento e l’esito finale della lavorazione. Questo aspetto è di fondamentale importanza perché significa avere la prova dell’invio per tutto quello che è andato a buon fine – ad esempio la distinta delle Poste o le ricevute della Pec -. Per gli invii che hanno avuto un esito negativo, un alert indicherà all’utente di verificare che i dati inseriti siano corretti – si pensi ad un numero di fax sbagliato – in modo che possa poi effettuare nuovamente l’invio.

Quali sono i principali punti di forza della soluzione?
Vanno distinti a seconda del soggetto interessato: l’azienda o l’utente finale.
Dal punto di vista dell’azienda Cliente i vantaggi sono:

• Centralizzare un processo che oggi il più delle volte non è sotto controllo, ovvero quello delle comunicazioni non standard generate da diversi uffici;
• Avere sempre a disposizione l’esito degli invii effettuati e la relativa prova di invio opponibile a terzi;
• Integrare la soluzione con i propri applicativi. Gli account PEC o email sono quelli del Cliente ai quali il servizio si collega, indipendentemente dal provider scelto dal Cliente stesso;
• Integrare il servizio con i propri processi documentali. Le comunicazioni inviate vengono protocollate e normalizzate per la pubblicazione sul documentale e il Cliente può scegliere se richiedere a Microdata il servizio di repository delle comunicazioni inviate o se ricevere un flusso normalizzato per l’archiviazione sul proprio documentale;
• Ridurre i costi: basta pensare al tempo dedicato oggi in azienda per allestire una raccomandata o inviare un fax;
• Flessibilità, ovvero poter scegliere quali canali abilitare, poter differenziare gli utenti per ufficio di appartenenza, poter infine decidere se utilizzare il proprio repository o se richiedere il servizio a Microdata.

Dal punto di vista dell’utente i vantaggi sono:

• Interfaccia semplice e intuitiva;
• Avere un unico strumento in grado di gestire diversi canali;
• Non doversi preoccupare dell’esito della sua comunicazione perché ci pensa l’applicativo ad informarlo
• Concentrarsi sul contenuto della comunicazione e ridurre drasticamente il tempo dedicato alla preparazione per l’invio.

E il costo?
Non possiamo svelare tutto nell’intervista……….Quello che possiamo dire è che i benefici derivanti dall’utilizzo dell’applicativo, incluso il risparmio che ne deriva, sono sicuramente maggiori dei costi sostenuti per la personalizzazione e l’utilizzo.

Chiunque fosse interessato ad approfondire l’argomento può contattarci telefonicamente o inviarci un’email a info@microdatagroup.it