E’ entrato in vigore il DPCM del 13 novembre 2014 recante le disposizioni sulla formazione, duplicazione e copia del documento informatico che regolamenta la tenuta informatica dei documenti.
Con il decreto 13 novembre 2014 dedicato alle regole tecniche per la formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni si è aggiunto un importante elemento al quadro normativo in materia di digitalizzazione, riferimento non solo per la pubblica amministrazione ma anche per i soggetti privati. Le regole emanate secondo quanto previsto dal Codice dell’amministrazione digitale si affiancano ai provvedimenti relativi alle regole tecniche in materia di protocollo informatico e di sistema di conservazione, pubblicati con i decreti del 3 dicembre 2013.
In particolare, questo nuovo decreto chiarisce e delinea:
- Come si forma un documento informatico
Esso può essere formato attraverso la redazione con l’uso di strumenti software, acquisendo una copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico o acquisendo la copia informatica di un documento analogico. Un documento informatico può essere costituito però anche ‒ ed è questo uno degli aspetti di maggior novità di questo provvedimento ‒ attraverso la “registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente” o attraverso la “generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica”.
- Caratteristica chiave di un documento informatico è l’ immodificabilità
L’immodificabilità sussiste solo se il documento è formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità in fase di conservazione. L’immodificabilità e l’integrità dei documenti possono essere determinate con operazioni diverse, anche in funzione delle modalità con le quali i documenti informatici vengono prodotti. Fondamentale è in tutti i casi il passaggio ad idonei sistemi di conservazione. Si specifica inoltre che il documento informatico immodificabile deve essere prodotto e conservato in linea generale in uno dei formati previsti e corredato dai metadati minimi definiti negli allegati.
- Copie e duplicati di documenti informatici
Copie e duplicati devono essere prodotti da processi e strumenti in grado di assicurare la corrispondenza di forma e contenuto rispetto ai documenti di origine. Tale corrispondenza può essere garantita dal raffronto dei documenti ma anche ‒ importante aspetto di novità ‒ dalla certificazione dei processi automatici di acquisizione. Le copie sono sottoscritte da chi le effettua ma hanno comunque la stessa efficacia probatoria dell’originale se e solo se non sono espressamente disconosciute. Qualora la natura delle attività richieda un’attestazione di conformità, tale dichiarazione può essere formata digitalmente e inserita nel documento che forma la copia oppure prodotta come documento informatico separato. In entrambi casi è necessaria la sottoscrizione digitale da parte del pubblico ufficiale o da un funzionario ad esso delegato (nel caso di documenti amministrativi). Il duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se contiene la stessa sequenza di bit.
- Un unico modello per soggetti privati e pubblica amministrazione
I soggetti privati “per garantire la tenuta del documento informatico” sono invitati ad adottare “quale modello di riferimento” quanto previsto dal Codice dell’amministrazione digitale e in genere dalla normativa prevista per la pubblica amministrazione.
In quest’ottica la conservazione digitale diventa uno strumento necessario per garantire la validità giuridica dei documenti.
La conservazione digitale a norma, in grado di garantire nel tempo autenticità, integrità, leggibilità, immodificabilità dei documenti, ma anche di preservare correttamente il contesto di riferimento in cui i documenti si sono formati, presuppone necessariamente una corretta gestione del patrimonio documentario nella sua fase attiva.
Gestione e conservazione sono quindi aspetti che coinvolgono soggetti e figure diversi che tuttavia non possono non operare in stretto e continuo dialogo.
Valeria Leoni (Università di Bergamo)
Responsabile Funzione Archivistica Microdata Group
