Accreditamento come best practice dell’attività di conservazione dei documenti informatici

Le nuove regole tecniche, soffermandosi sui modelli organizzativi che è possibile adottare, vincolano le Amministrazioni Pubbliche a realizzare processi di conservazione in house o ad affidarli a conservatori accreditati presso l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). A questa obbligatorietà imposta agli enti pubblici, si affianca la possibilità da parte dei soggetti privati di poter scegliere a chi esternalizzare questo servizio.
Data la facoltà da parte degli enti privati di poter decidere a chi affidare l’attività di conservazione è utile comprendere e chiarire cosa significa essere conservatori accreditati ed in particolar modo quali vantaggi comporta per il soggetto affidatario questa decisione.

“I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA” , CAD, art. 44 bis, comma 1.

Se da un lato il DPCM 03-12-2013 art. 5 definisce chi si può avvalere di questi particolari soggetti, dall’altro lato il CAD, art. 44 – bis ne chiarisce l’importanza, definendo conservatori accreditati colore che, indipendentemente dalla loro natura, sono in grado di svolgere l’attività di conservazione con la massima affidabilità richiesta dal mercato.
Infatti la denominazione di “accreditato” non è riconosciuta a chiunque ma soltanto a coloro che dimostrano di possedere specifici requisiti, così sintetizzabili:
– solidità finanziaria,
– sicurezza e affidabilità delle infrastrutture tecniche utilizzate,
– know-how specializzato.

In particolare, la disciplina prevede che i conservatori accreditati siano società di capitali con capitale sociale di almeno 200.000 euro, che si avvalgono di un sistema di conservazione conforme alla legge e di un team di persone con competenze e conoscenze specifiche. Inoltre, AgID si riserva la facoltà di verificare, anche nella pratica, che tutte le seguenti caratteristiche siano rispettate.
Da ciò ne deriva come l’accreditamento si configuri come un percorso di verifica, valutazione e adattamento che permette, a chi si guadagna questa titolarità di rientrare nel panel delle best practice tra i vari sistemi di conservazione presenti sul mercato.
Affidare l’attività di conservazione a conservatori accreditati rappresenta per il Cliente un vero e proprio valore aggiunto; il committente ha la certezza di contare su provider professionalmente validi in grado di assicurare un elevato livello di servizio.
Microdata ha deciso di intraprendere questo percorso per offrire ai suoi clienti un servizio qualitativamente superiore, in grado di garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e l’affidabilità dei documenti conservati.