I requisiti archivistici della conservazione digitale a norma

La recente normativa definisce in modo ampio e completo i principi e le regole cui le pubbliche amministrazioni devono attenersi per la produzione di documenti analogici e digitali, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi e detta norme specifiche per la conservazione dei documenti digitali.
Il DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, emanato ai sensi di quanto previsto dal “Codice dell’amministrazione digitale”, stabilisce anzitutto che il sistema di conservazione deve essere in grado di assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici e delle informazioni descrittive (metadati) ad essi associati, oltre che dei fascicoli informatici ovvero delle aggregazioni documentali informatiche e dei metadati ad essi collegati. Il sistema di conservazione digitale deve essere in grado, non solo, di assicurare l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative ad esso connesse, ma anche dei modi secondo i quali i documenti si sono sedimentati presso l’ente cui l’archivio appartiene.

La normativa prevista per gli archivi prodotti dalla pubblica amministrazione risponde  naturalmente ad obblighi specifici e stringenti in virtù della natura giuridica dei soggetti interessati. Obblighi che non si esauriscono nel breve medio-periodo, ma che impongono tra l’altro la conservazione a lunghissimo termine, in teoria illimitata, per parte della documentazione da esse prodotta: i documenti e gli archivi dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente o istituto pubblico sono infatti beni culturali, sottoposti alla tutela del Ministero per i beni e le attività culturali.
I criteri e i principi che la norma considera fondamentali per la produzione e la conservazione degli archivi e dei documenti degli enti afferenti alla pubblica amministrazione offrono, tuttavia, un utile termine di riferimento per impostare, se pure con le dovute semplificazioni, una corretta gestione e conservazione della documentazione, in particolare digitale, prodotta anche da soggetti con differente natura giuridica, soprattutto nel caso in cui si tratti di organizzazioni dotate di una certa complessità.
Il già richiamato DPCM 3 dicembre 2013 prevede, anzitutto, che il sistema di conservazione operi secondo modelli organizzativi, esplicitamente definiti, che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale. In quest’ottica la conservazione può essere svolta all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore o può essere affidata ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Per ottenere l’accreditamento AGID, il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e sicurezza, ai sensi dell’art. 44-bis del Codice dell’Amministrazione digitale, il soggetto che si propone deve definire un modello organizzativo con precisi ruoli e responsabilità, individuando anzitutto il Responsabile della conservazione, che opera in stretta collaborazione con altre professionalità, cui sono rispettivamente affidate i ruoli di Responsabile della funzione archivistica di conservazione, del trattamento dei dati personali, della sicurezza dei sistemi per la conservazione. Non solo, il sistema adottato per la conservazione a lungo termine dei documenti digitali risponde a precisi requisiti tecnici che assicurano quelle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici, dei fascicoli e delle aggregazioni documentali e delle informazioni descrittive (metadati) ad essi associati, di cui prima si parlava. Ma perché sottolineare l’importanza della funzione del Responsabile della funzione archivistica e prevedere la conservazione anche a lungo termine delle informazioni che descrivono fascicoli e aggregazioni documentali?
La riflessione scientifica e normativa in materia di documento digitale ha ribadito l’importanza di alcuni concetti che da oltre un secolo costituiscono i cardini dell’archivistica, di quella disciplina che si occupa non tanto dei singoli documenti, quanto dei complessi documentari. L’archivio è definito come il complesso documentario formatosi presso un soggetto nel corso della sua attività amministrativa-giuridica o più generalmente pratica. Dato che i documenti si sedimentano presso il soggetto in stretta connessione con lo svolgimento della sua attività, essi vengono disposti e conservati dal possessore dell’archivio secondo modalità funzionali all’esplicarsi dell’attività stessa e alle esigenze di pronta reperibilità dei documenti; i documenti vengono cioè disposti in aggregazioni documentali definite dalla persona o ente responsabile della formazione di quel complesso documentario. Elementi significativi di un archivio sono, perciò, i documenti che lo compongono e le relazioni che intercorrono tra di essi. Il rispetto nel tempo, anche nell’ambito della conservazione digitale, di tali aggregazioni, e quindi della struttura che caratterizza un determinato sistema documentale, risulta di primaria importanza per più motivi:

• assicura la facile reperibilità anche nel lungo periodo dei documenti,
• salvaguarda le relazioni tra documenti appartenenti, ad esempio, ad uno stesso procedimento garantendone la piena e corretta intelligibilità,
• traccia i modi secondo i quali l’azione documentata si è svolta.

Nell’ambito degli archivi prodotti dagli enti pubblici, le modalità di sedimentazione della documentazione degli archivi in formazione obbediscono, o meglio dovrebbero obbedire, a criteri definiti nel tempo e ribaditi  in modo ancor più stringente dalle norme in materia di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. I complessi documentari prodotti dalla pubblica amministrazione si articolano, perciò, secondo strutture che, definite nella prima fase della vita dell’archivio, devono essere rispettate e mantenute nelle successive fasi conservative. Gli archivi appartenenti a soggetti privati, pur non sottoposti agli stessi vincoli, vengono anch’essi formati secondo modalità e strutture originarie che determinano relazioni significative tra documenti appartenenti allo stesso complesso. Un sistema in grado di preservare nel tempo non solo i singoli documenti, ma i legami che fin dall’origine sussistono tra di essi assicura quindi un livello di qualità della conservazione essenziale sia per le necessità dei soggetti produttori di archivio, sia per le esigenze legate alla preservazione di una memoria a lungo termine delle azioni concrete svolte dagli stessi.

Valeria Leoni (Università di Bergamo)
Responsabile Funzione Archivistica Microdata Group