Celgene* e fatture PA: scarti sotto l’1%

Celgene è un gruppo biofarmaceutico integrato e globale, impegnato principalmente nella ricerca, nello sviluppo e nella commercializzazione di terapie innovative per il trattamento delle neoplasie e delle patologie infiammatorie. Fortemente improntata alla ricerca, il suo obiettivo è ­salvaguardare e migliorare la vita dei pazienti sviluppando medicinali innovativi. Con 6.000 dipendenti in oltre 50 paesi e più di 300 studi clinici dislocati in tutto il mondo, Celgene è un’azienda all’avanguardia con una forte sensibilità sociale: negli ultimi anni ha investito oltre il 30% del fatturato in ricerca e sviluppo, consentendo di fatto l’accesso alla terapia a milioni di pazienti.

L’obiettivo di Celgene
Celgene è uno dei 100.000 fornitori del settore pubblico che si è adeguato all’emissione della fattura in formato xml strutturato. L’Azienda intendeva gestire nel modo più automatizzato possibile un elevato quantitativo di fatture da inviare alle amministrazioni pubbliche e, in particolare, alle ASL dislocate sul territorio nazionale. A fronte di questa necessità, ha deciso di assegnare a Microdata, con cui già collaborava per la conservazione digitale dei documenti fiscali, l’incarico di creare, inviare, gestire le Fatture PA e infine di conservarle a norma.

L’attività di Microdata
Microdata ha creato un gruppo di lavoro ad hoc, con tutte le competenze necessarie – informatiche, sistemistiche, contabili e archivistiche – per progettare un servizio personalizzato, in grado di affrontare un invio di 3000 e-fatture al mese.
Ogni giorno, l’ufficio ICT di Microdata rielabora una serie di dati che permettono di generare il formato xml strutturato, seguendo minuziosamente le regole del tracciato PA. Successivamente, le fatture xml vengono automaticamente caricate sul portale di fatturazione e inviate al sistema di interscambio (SdI), consentendo di monitorare il loro stato, dal passaggio al SdI fino alla consegna al destinatario.
Microdata controlla quotidianamente l’efficacia del processo intervenendo immediatamente in caso di anomalie tecniche, formali e sostanziali, estendendo il campo di azione all’attività di reportistica fino alla consulenza.

Un servizio “su misura”: qualche esempio concreto
Microdata offre un servizio personalizzato, sia in fase pre sia post invio della fattura: se è in grado, da un lato, di generare l’xml PA indipendentemente dal formato con cui sono trasmessi i dati della fattura (file excel, txt, pdf..), dall’altro essa mette a disposizione le sue figure professionali per assistere il cliente dopo l’invio della fattura stessa.
Ad esempio, è l’operatore Microdata a correggere la fattura in caso di notifica di rifiuto da parte della pubblica amministrazione, oppure a rendicontare a Celgene quali fatture sono state corrette e come, e ad indicare su quali di esse è necessario l’intervento diretto di Celgene con emissione di nota di credito/debito.

I risultati
Il servizio è attivo dal primo aprile e ha registrato nei primi tre mesi l’1% di fatture scartate dal SdI per errori formali nel tracciato PA, e il 3% di fatture rifiutate dall’Amministrazione Pubblica, a fronte di una media di settore dell’11% (dati AgID trimestre aprile/giugno 2015).
La percentuale di scarto si riduce al minimo nei mesi successivi: a ottobre 2015, AgID rileva che su 3 milioni di fatture, lo scarto è del 5,4%, mentre nello stesso mese Microdata ha inviato circa 3000 fatture, di cui solo 4 (0%) non sono state inoltrate alla P.A.
La ridotta percentuale di scarti è uno degli elementi di forza del servizio, dovuto all’attenta analisi preliminare del tracciato PA e alla collaborazione attiva tra outsourcer e outsourcee. L’attività continua di controllo e analisi delle notifiche di scarto e rifiuto è un ulteriore elemento distintivo che ha consentito a Celgene di ridurre la percentuale di errori, permettendo di adattare il tracciato xml alle esigenze dell’azienda e dei suoi clienti.

“Per Aziende come la nostra identificare un partner affidabile e solido per la gestione in outsourcing di servizi è un fattore critico di successo – afferma Pasquale Frega, Presidente e Amministratore Delegato di Celgene Italia – In Microdata abbiamo trovato un valido alleato, attento e scrupoloso, che mette passione in quello che fa. Con Microdata sperimentiamo quotidianamente il vantaggio di un servizio personalizzato ed estremamente qualificato”.

* “Celgene è un marchio registrato di titolarità esclusiva di Celgene Corp. 86 Morris Avenue Summit, NJ 07901 protetti a livello nazionale, comunitario e internazionale. È vietata la riproduzione, in qualsiasi forma, integrale o parziale, su qualsiasi formato, dei Marchi nelle loro componenti letterali e/o figurative, così come di ogni altro segno distintivo ai medesimi direttamente e/o indirettamente ricollegabile, senza la preventiva autorizzazione scritta di Celgene Corp. Ogni utilizzo non autorizzato dei Marchi e/o di ogni altro segno distintivo ai medesimi direttamente o indirettamente ricollegabili, sarà immediatamente perseguito da Celgene Corp. in tutte le sedi competenti.”