Gestione paperless delle polizze assicurative

D.A.S.Difesa Automobilistica Sinistri S.p.A. di Assicurazione, punto di riferimento per il mercato dell’assicurazione di tutela legale, ha maturato la necessità di standardizzare e velocizzare la gestione del pre e del post vendita, riducendo e variabilizzando i costi.

In quest’ottica ha deciso di affidare a Microdata, la gestione della fase assuntiva, di post vendita e dei sinistri relativi a polizze di tutela legale.
A fronte di queste necessità, MicroData ha deciso di impostare lavorazioni differente in base alla tipologia documentaria.

In primis, MicroData ha studiato una gestione multicanale della documentazione in ingresso. Con le sue 1.100 agenzie dislocate sul territorio nazionale e l’intera rete distributiva Toro, DAS necessitava di un outsourcer in grado di gestire documenti multiformato ricevuti tramite posta, fax, mail e ftps.

Successivamente, ha implementato la fase di smistamento, fondamentale per impostare correttamente le lavorazioni successive: un team di persone esperte e specializzate analizza richieste differenti proveniente da diversi canali, suddividendo la documentazione per area di competenza. A questo punto, in base all’area di appartenenza, i documenti assumono lavorazioni differenti, qui di seguito specificate:

Documentazione assuntiva
Il modulo di polizza viene analizzato verificandone la completezza e correttezza formale. In caso di anomalie avviene un recall all’intermediario attraverso una lettera  emessa in modo automatico dai sistemi Microdata indicando il motivo e la procedura per la soluzione.

Documentazione post-vendita
Le richieste arrivano a Microdata tramite canale e-mail e posta, queste sono analizzate in base alla tipologia di prodotto, alla presenza della firma e della data, utilizzando una comunicazione via web service con il gestionale della Compagnia.
La documentazione assuntiva e quella relativa al post vendita sono pubblicata sul Repository con accesso via web in https, mentre la documentazione cartacea viene archiviata nei magazzini di proprietà MicroData.

Documentazione relativa a denunce e sinistri
Dopo una prima fase di classificazione, i documenti sono trasferiti automaticamente sull’sftp della Compagnia e incanalate in cartelle precise per la fase successiva, che viene svolta sempre da un team specializzato di MicroData, utilizzando il sistema gestionale messo a disposizione della Compagnia. È all’interno di questa fase che è valutata l’apertura di una nuova denuncia. In questa occasione si analizza l’ambito, la copertura assicurativa al momento in cui si è verificato il sinistro e la regolarità del pagamento premi.

Il progetto studiato per Das non si limita alla sola gestione del documento analogico, anzi la Compagnia Assicurativa ha deciso di implementare, in collaborazione con MicroData e Lyr Consulting, un processo completamente paperless che abilita l’intera rete di vendita all’emissione in mobilità di polizze in tutta sicurezza e nel rispetto della normativa vigente, grazie all’utilizzo della firma grafometrica.
L’emissione di polizze avviene tramite un processo di firma elettronica avanzata, indipendente dal sistema operativo installato (IOS, Android, Windows) e dalla tecnologia utilizzata (PC, Tablet, Tablet PC, IPAD, Tavolette WACOM e via dicendo).

Questa scelta evidenzia numerosi vantaggi, quali:

• processo di emissione polizza snello e veloce;
• disponibilità immediata in formato elettronico, tanto per l’intermediario quanto per il cliente, della polizza e della documentazione allegata;
• economie di scala connesse all’abolizione della quasi totalità di stampa, archiviazione cartacea e stoccaggio;
• eliminazione dell’impatto ambientale (e relativi costi) relativo alle suddette operazioni.

Al termine del processo i contratti vengono portati in conservazione a norma nel sistema di MicroData, in modo da garantirne integrità e immodificabilità.
Un processo così articolato e ben studiato, ha permesso di raggiungere i seguenti risultati:

• Normalizzazione della documentazione in entrata e standardizzazione dei processi.
• Misurazione delle tempistiche di lavorazione.
• Variabilizzazione dei costi ed efficienza nei processi.
• Qualità dei risultati.
• Dematerializzazione dei processi.

“Attraverso la partnership con Microdata – afferma Filippo Danese, Responsabile Finance & Operation – l’intera struttura operativa DAS è diventata più snella, veloce e soprattutto attenta all’ambiente. Si è ridotto drasticamente l’utilizzo della carta e della documentazione transitante dagli uffici. Microdata è stato un valido aiuto nella razionalizzazione di tutti i processi operativi aziendali.”