La Gestione Documentale per UBI Assicurazioni

UBI Assicurazioni è presente sul mercato da oltre 25 anni. Distribuisce i suoi prodotti (polizze auto e rami elementari) attraverso circa 1.800 filiali del Gruppo UBI Banca e 100 agenzie. Oggi annovera tra ai suoi azionisti F&B Insurance Holdings (Ageas e BNP Paribas Assurance) e UBI Banca.
Le attività che Microdata svolge per UBI Assicurazioni nell’ambito della gestione documentale riguardano sia documenti in entrata che documenti in uscita.

Con riferimento alla gestione dei documenti in entrata, l’attività viene svolta quotidianamente e prevede:
Smistamento pratiche provenienti dalle filiali delle banche.
I documenti vengono smistati secondo competenza: polizze auto, polizze non auto, appendici, disdette, moduli di adesione, polizze complete/incomplete, buste intestate e sinistri. In questa fase vengono effettuati alcuni controlli di completezza e viene sempre verificata la presenza della firma contraente e di eventuali assicurati. Su ogni pratica viene apposto un timbro riportante la data di ricezione. I documenti vengono lavorati entro 5 ore e riconsegnati alla sede UBI, ad eccezione dei sinistri che passano alla fase successiva di protocollazione e dematerializzazione.

Protocollazione e dematerializzazione documenti sinistri.
La documentazione relativa ai sinistri viene protocollata identificando sia in modo univoco il sinistro o la denuncia, sia i diversi tipi di documento da cui è composta (ad esempio Denuncia ad Autorità, CAI, Documento fiscale ecc…).
Per identificare il sinistro, o la polizza alla quale “agganciare” la denuncia, qualora il sinistro non fosse ancora aperto, viene utilizzato un programma sviluppato da Microdata che si interfaccia con i gestionali di UBI consentendo la ricerca per targa, numero polizza o altri dati identificativi del cliente. In questo modo è possibile acquisire anche le informazioni relative al liquidatore di riferimento a cui assegnare la pratica.
Una gestione a parte è prevista per gli “Atti di Citazione” che vengono lavorati e riconsegnati entro le 15:00 dopo essere stati dematerializzati seguendo particolari regole definite da UBI.
Tutta la documentazione dematerializzata viene poi archiviata nei magazzini di Microdata.
Gli elementi di attenzione per queste attività riguardano principalmente:
– Il rispetto delle tempistiche di lavorazione concordate (lavorazione in giornata)
– La capacità di gestire anche picchi di volumi di documentazione
– La capacità di identificare correttamente i diversi documenti, con regole che possono articolarsi anche per tipologia di polizza a cui si riferisce il sinistro. Questo è fondamentale per permettere poi una corretta gestione successiva della pratica da parte degli uffici competenti di Ubi.

Protocollazione automatica email
Il canale email sta diventando sempre più significativo per la gestione delle comunicazioni da parte dei liquidatori. Microdata ha sviluppato un applicativo per la normalizzazione e gestione automatica delle email: rispettando alcune regole relative all’oggetto e agli allegati, l’email viene trasformata in pdf e restituita ad UBI con le informazioni necessarie per il caricamento automatico sul documentale.
Con riferimento alla gestione della documentazione in uscita, le due principali aree di attività riguardano:

Quietanze Auto e Rami Elementari
I flussi dati inviati da UBI Assicurazioni via SFTP, vengono elaborati e organizzati per la stampa delle quietanze auto e rami elementari in modo da permettere l’ordinamento per punto vendita e all’interno dello stesso per cognome/nome contraente. Viene creata ed etichettata una busta per ogni punto vendita.

Lettere alla clientela
La lavorazione prevede la gestione di diversi flussi, l’elaborazione delle lettere e la postalizzazione sia come posta ordinaria che come raccomandata.
Gli elementi di attenzione per queste attività riguardano principalmente:
– Il rispetto delle tempistiche di lavorazione concordate e la prova di invio con la creazione di apposite distinte;
– La flessibilità e la velocità nel gestire modifiche ai template, dovute ad esempio ad interventi normativi o a nuove esigenze di UBI Assicurazioni;
– La possibilità di gestire più “recapitatori” in funzione delle migliori tariffe.