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| Anche il documento informatico ha le proprie regole |

Sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale le attese regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni (DPCM 13 novembre 2014).
In particolare, questo nuovo decreto chiarisce e delinea:
–    Le modalità per generare il documento informatico;
–    Gli strumenti che garantiscono l’immodificabilità e l’integrità del documento sia nella fase di tenuta e gestione, sia nella fase di conservazione;
–    Il comportamento da tenere per le copie e i duplicati dei documenti informatici introducendo l’innovativo concetto di certificazione del processo di acquisizione automatica.
Tale provvedimento entrerà in vigore il prossimo 11 febbraio e coinvolgerà settore privato e settore pubblico.
Alla base delle nuove regole tecniche c’è la volontà del Legislatore di spingere operatori privati e soprattutto pubblici ad attuare processi di digitalizzazione trasparenti ed efficienti. Per ottenere ciò, il documento informatico non deve essere inteso come un semplice pdf o come l’immagine digitale di un documento cartaceo, ma anche un flusso di dati può essere considerato tale, sempre che abbia caratteristiche di autenticità ed integrità.
In quest’ottica di dematerializzazione, diventano di rilevanza particolare i sistemi di gestioni documentale e di conservazione. In particolare quest’ultimi devono essere progettati nel rispetto del DPCM 03 dicembre 2013 e devono garantire la leggibilità illimitata del documento, nonché la sua autenticità, integrità e staticità.
Oggi, attuare processi di digitalizzazione non significa solo ottenere vantaggi di costo ma anche promuovere progetti di trasparenza ed efficienza in grado di migliorare la competitività del nostro Paese.