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| Conservazione digitale a norma: tutte le novità sul nuovo Decreto Ministeriale |

Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale in data 26 giugno 2014, del nuovo Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, che abroga il DMEF del 23 gennaio 2004, il processo di conservazione digitale è diventato ancora più semplice.
Il Decreto, entrato in vigore il giorno successivo la sua pubblicazione, ufficializza:

  • il superamento del vincolo temporale dei 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche: i documenti fiscali e le fatture elettroniche sono conservate entro tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale.
  • le semplificazioni nell’assolvimento dell’imposta di bollo: il pagamento dell’imposta di bollo avverrà in un’unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, e non dovranno più effettuarsi le comunicazioni preventive e consuntive finora richieste. Le fatture elettroniche soggette a tale imposta dovranno riportarne annotazione.
  • l’eliminazione dell’obbligo dell’impronta dell’archivio digitale: l’obbligo di comunicazione all’Agenzia delle Entrate è assolto dichiarando di effettuare attività di conservazione digitale a norma sulla dichiarazione dei redditi.

Oltre, ad apportare notevoli semplificazioni al processo di conservazione, il DMEF del 17 giugno 2014 introduce alcune novità. In particolare, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono avere le caratteristiche dell’ immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Tali proprietà sono disciplinate sia dal CAD che dai suoi decreti attuativi, sia direttamente dal Responsabile della Conservazione attraverso la scelta, motivata nel manuale, del formato di conservazione.
Questa maggior libertà è adottata anche in fase di esibizione: infatti le funzioni di ricerca e di estrazione in relazione al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche di quest’ultime devono essere consentite, solo se espressamente previste.
Si evidenzia una coerenza con le Nuove Regole Tecniche di conservazione che individuano i metadati minimi che devono essere presenti nel documento, nel documento amministrativo e nel fascicolo informatico.
Oltre a disciplinare gli obblighi tributari dei documenti informatici, il nuovo decreto amplia le tipologie di documenti conservabili digitalmente, includendo quelli del settore doganale.
Il DMEF, tra le sue disposizioni, prende in considerazione anche i documenti analogici anticipandone la dematerializzazione: è possibile eliminare un documento cartaceo dopo l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale oppure della firma elettronica basata su certificati rilasciati dall’Agenzia delle Entrate.
Ancora una volta il legislatore italiano si fa promotore di uno spirito innovativo necessario per aumentare la competitività delle imprese italiane che necessitano di maggior efficienza di processo per fronteggiare la concorrenza.